Ist-Prozessanalyse und Soll-Prozessdesign von Order-to-Cash-Prozessen bei einem Factoring-Dienstleister
Herausforderung
Unvollständige, veraltete und heterogene Prozessdokumentation , eine unklare Prozesssteuerung und Ineffizienzen in den Order-to-Cash-Prozessen hatten bei einem Factoring-Dienstleister operative Herausforderungen und regulatorische Risiken geschaffen – ein Problem, das bereits in Prüfberichten hervorgehoben worden war.
Lösungsansatz
Ist-Prozessanalyse
Überprüfung bestehender Prüfungsergebnisse und vorhandener Prozessdokumentationen
Interviews und Workshops mit Prozessverantwortlichen
Hospitationen bei operativen Mitarbeitern
Reifegradbewertung einzelner Prozesse entlang der Dimensionen Organisation & Governance, Prozess und IT
Ist-Prozessdokumentation
Definition einer Prozessdokumentationsvorlage und -werkzeuge , Prozesssteuerung und Prozessstruktur
Entwicklung einer durchgängigen Prozesslandkarte und Prozessdokumentation (inkl. BPMN-Modellierung, Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen, Prozessverknüpfungen usw.)
Zielprozessdesign
Zusammenfassung der Ergebnisse aus der Analysephase
Erfassung von Schwachstellen und Ableitung prozessspezifischer und prozessübergreifender Empfehlungen mit indikativen Aufwandsschätzungen (z. B. in Bezug auf Stammdatenmanagement, Qualität eingereichter Belege, Kundenkommunikation, Adressbenachrichtigungen, OCR-Erkennung, Plausibilitätsprüfungen, Systemautomatisierung, AML-Screeningkriterien, Abteilungszusammenlegung, Standardisierung von Dienstleistungen und Formaten usw.).
Ergebnis
BaFin-konforme Prozessdokumentation und klare Prozesssteuerung
Umsetzung erster , schnell umsetzbarer Effizienzgewinne und ein klarer Aktionsplan für die Umsetzung weiterer Empfehlungen